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ご利用の流れ

お問い合わせからご利用まで

(1)お問い合わせ・ご見学

お問い合わせ
ご希望の内容に合わせて、スタッフが対応いたします。

TEL:03-6406-6248

受付時間:9:00~18:00/土日祝日は除く

ご見学
あらかじめお電話またはホームページからお問い合わせください。

見学時間:10:00~18:00/土日祝日は除く

(2)仮予約・お見積り

仮予約
ご希望の会場を1週間の間、仮予約いただけます。
TEL:03-6406-6248
ホームページからのお問い合わせ
お見積り
お見積りが必要な場合はスタッフへお申し付けください。

(3)お申し込み

お申し込み
「アカデミーヒルズフォーラム施設利用申込書」をご提出ください。
キャンセル
お申込後にお取消しをされる場合、所定のキャンセル料を 頂戴いたします。

(4)お打ち合せとご提出書類(開催1ヶ月前~2週間前)

お打合せ
詳細を決定し、必要な手続きを行います。
ご希望内容をあらかじめご相談の上ご来館ください。
また搬入・搬出をご予定の場合は「搬入・搬出手引き」をご確認ください。
ご提出書類
ご利用内容により、書類の提出が必要となります。
(下記の書類はお打ち合わせ時にお渡しいたします。)
  • 「催事届出申請書」・「案内看板誘導員配置申込書」
  • 「臨時搬出入業者登録届」
  • 「事前作業届」・「作業員リスト」及び必要に応じて「消防計画書」

手配の都合上、書類のご提出は開催日10日前が締切となります。

※その他下記の各種サービス関連・注意事項をご確認の上、お打合せをお進めください。

機材・設備
/サービス関連

【無料付帯設備】

  • 各会場ごとに、無料でご利用いただける設備がございます。開催内容に応じてご相談ください。
  • 有料の付帯設備等の料金表はこちらをご確認下さい。付帯設備料金表(PDF:2.46MB)PDF

【ケータリング】

  • お弁当・ご休憩時のお飲み物などをご希望の場合、当社指定業者をご御案内させていただいております。(有料)
  • お客様ならびに当社指定業者以外の業者による、お飲食のお持込は、ご遠慮させていただいております。
  • 当社にてお手配させて頂いた場合、会場利用日1週間前までに最終数をご報告ください。期限を過ぎた場合、ご変更に応じる事が難しい場合がございますのでご了承ください。

【宅配便】

宅配便の配送が可能です。(佐川急便の着払いサービスのみ)

尚、当社宛てに事前に宅急便を送る場合は、指定ラベルの添付および到着日の指定(ご利用日前日の午後着)が必要となります。あらかじめ、当社担当者にご相談ください。

【廃棄物の処理】

開催終了後の廃棄物はお持ち帰り願います。但し、ご希望の場合、当社指定業者をご案内させていただいております。(有料)

【装飾その他手配】

会場装飾、装花、音響、照明等、当社指定業者による手配が可能です。

【夜間の設営・準備・撤去】

フォーラム施設営業時間(9:00~21:00)以外の利用をご希望の場合、施設スタッフの立会い費用を別途申し受けます。

その他注意事項
  • 来場者の受付・誘導・管理についてはお客様にてお手配ください。
  • 不測の事態に備えて、非常口・消火設備・避難方法等の確認をお願い致します。
  • 持込品等の盗難・紛失・人的、物的事故に関しては一切責任を負いかねます。
  • 印刷物等の作成において当施設の施設名・連絡先・地図等をご利用の場合、当社の確認が必要となります。
  • 看板やポスター、誘導人員を配置する場合、予め申請が必要となります。
  • その他、サービス規約に定める事項
禁止事項

次にあげる各項目は禁止事項となっております。

  • 盲導犬以外の犬、猫、小鳥その他の愛玩動物、家畜の持込
  • 悪臭を発する物の持込
  • 発火または引火性ならびに発煙のある物品のご使用・お持込
  • 火気の使用ならびにガスの使用
  • 所定の場所以外での喫煙
  • 楽器、電子楽器等の生演奏、高音・騒音のする企画
  • 暴力団とその関係者の利用
  • 利用目的以外でのご使用
  • 建物・付帯設備への釘打ち、テープ等での貼付け
  • 最大収容人員を超えて入場させること
  • 当方の事前承諾なくして販売・募金行為を行うこと
  • その他サービス利用規約に定める禁止事項

(5)お振込み

お振込み
事前にご請求書を送付いたします。
ご利用日の3日前までに弊社指定口座へお振込みください。

(6)最終清算(ご利用後)

最終清算
ご利用当日に追加使用が発生した場合は、後日追加分のご請求書を送付いたします。弊社指定口座へお振込みください。

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ご利用当日の流れ

チェックイン

受付にて入室手続きを行ってください。

入室

搬入・設営作業を開始してください。機材の取扱方法をご案内いたします。
なお、会場レイアウトの設営につきましては、ご希望によりスタッフが代行いたします。(有料)

本番

ご希望により、テクニカルオペレーターが立会います。(有料)

現状復帰

撤去・搬出作業をし、会場を標準レイアウトへもどしてください。
ご希望によりスタッフが代行いたします。(有料)

チェックアウト

受付にて退出手続きを行ってください。
(チェックイン)→(チェックアウト)の時間にて、会場使用料を頂戴いたします。

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